Polityka prywatności
1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejsza Polityka Prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych użytkowników Sklepu Internetowego HER FLOW oraz wykorzystywania plików Cookies w serwisie internetowym Sklepu Internetowego HER FLOW.
1.2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze Sklepu Internetowego HER FLOW są wspólnicy Extensions s.c. Joanna Gołębska, Rusłan Laszczowski, tj. Joanna Gołębska oraz Rusłan Laszczowski.
1.3. Zgodnie z zawartymi między Joanną Gołębską a Rusłanem Laszczowskim uzgodnieniami:
a) wspólnicy wspólnie zapewniają treść niniejszej Polityki Prywatności i jej aktualność;
b) z a przyjmowanie i koordynację odpowiedzi na żądania Użytkowników odpowiada wyznaczony punkt kontaktowy, przy czym niezależnie od tego Użytkownik może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze wspólników z osobna;
c) obaj wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność za wdrożenie i utrzymanie odpowiednich środków technicznych oraz organizacyjnych.
1.4. Kontakt z Administratorem jest możliwy w następujący sposób:
a) drogą pocztową: 44-109 Gliwice, ul. A. Gaudiego 6;
b) drogą elektroniczną: contact@herflow.com
1.5. Każdy Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszą polityką prywatności przed rozpoczęciem korzystania ze strony internetowej.
1.6. Zgoda Użytkownika na określone działania związane z przetwarzaniem, takie jak komunikacja marketingowa lub pliki Cookies inne niż niezbędne, jest zbierana oddzielnie za pomocą mechanizmów aktywnego wyboru (opt-in) w Serwisie (np. checkboxy lub banery zgody).
1.7. Polityka Prywatności jest dostępna na stronie www.herflow.com oraz w wersji pisemnej pod adresem siedziby firmy.
2. Definicje
2.1. Serwis – strona internetowa Sklepu Internetowego HER FLOW.
2.2. Administrator – wspólnicy Extensions s.c. Joanna Gołębska, Rusłan Laszczowski z siedzibą w Gliwicach (44-109) przy ul. A. Gaudiego 6, NIP: 6312512210, REGON: 240553641.
2.3. Użytkownik – osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z Serwisu.
2.4. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
2.5. Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesyłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
2.6. Profilowanie – dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
2.7. Podmiot przetwarzający – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora.
2.8. Cookies – pliki i technologie służące do zbierania i przechowywania informacji o Użytkownikach, ich preferencjach i aktywności online.
2.9. Organ nadzorczy – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
2.10. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
3. Ogólne zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe są:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”);
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane („prawidłowość”);
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”);
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
4. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
4.1. Dane osobowe są przetwarzane na następujących podstawach prawnych:
a) Wykonanie umowy: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy sprzedaży oraz świadczenia usług drogą elektroniczną, takich jak realizacja zamówień i komunikacja (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
b) Obowiązki prawne: przetwarzanie jest wymagane w celu dopełnienia obowiązków prawnych, podatkowych i księgowych, takich jak wystawianie faktur i prowadzenie ksiąg (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
c) Prawnie uzasadnione interesy: przetwarzanie odbywa się w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w tym obrony przed roszczeniami, windykacji należności i zapobiegania oszustwom (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
d) Zgoda: po wyrażeniu odrębnej zgody dane mogą być przetwarzane w celach marketingowych, np. wysyłki newslettera (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
e) Reprezentanci: Administrator przetwarza również dane kontaktowe (imię, nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail) pracowników lub przedstawicieli KUPUJĄCEGO w celu realizacji umowy (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4.2. Przetwarzanie Danych Osobowych obejmuje:
a) dane kontaktowe, dane konta i dane profilowe Użytkownika, takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres pocztowy, adres e-mail;
b) informacje o urządzeniu Użytkownika: adres IP komputera, informacje zawarte w plikach Cookies lub innych podobnych technologiach, dane sesji, dane przeglądarki internetowej, dane urządzenia, dane dotyczące aktywności w Serwisie, w tym na poszczególnych podstronach;
c) informacje o korzystaniu z Serwisu, w tym wyszukiwanie ofert, złożone zamówienia, daty i godziny dostępu oraz wszelkie inne działania podjęte w Serwisie;
d) dane niezbędne do transakcji płatniczych, w tym informacje o koncie płatniczym, rachunku bankowym, użytym instrumencie płatniczym, dacie, godzinie i kwocie płatności, dacie ważności instrumentu płatniczego, kodzie pocztowym rozliczeniowym, adresie e-mail przypisanym do konta, IBAN, adresie oraz innych szczegółach związanych z transakcją;
e) informacje komunikacyjne, w tym adresy e-mail, połączenia telefoniczne, wiadomości i powiadomienia tekstowe;
f) inne dane podane w formularzach dostępnych w Serwisie, w szczególności w ramach reklamacji składanych Administratorowi przez Użytkowników.
5. Sposób przetwarzania danych osobowych
5.1. Źródłem danych osobowych przetwarzanych przez Administratora są Użytkownicy (dane przekazane w związku z korzystaniem z Serwisu oraz w procesie składania zamówienia).
5.2. Administrator stosuje procesy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowanie. Profilowanie polega na analizie preferencji i zachowań Użytkownika w Serwisie w celu dostarczania dopasowanych wyników wyszukiwania, spersonalizowanych treści marketingowych oraz zarządzania programami lojalnościowymi. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego profilowania, co może nastąpić poprzez zmianę ustawień przeglądarki lub kontakt z Administratorem.
5.3. Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych podmiotom świadczącym usługi hostingowe, księgowe, prawne, IT, dostawcom systemów płatności oraz usług marketingowych, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z RODO.
5.4. Administrator zastrzega sobie prawo do ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom lub osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji w oparciu o odpowiednią podstawę prawną i zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
5.5. Administrator przekazuje Dane Osobowe odbiorcom w państwach trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w szczególności do Stanów Zjednoczonych, w związku z korzystaniem z usług świadczonych przez podmioty takie jak Shopify, PayPal, Google LLC. Przekazywanie to odbywa się zgodnie z wymogami RODO, w szczególności w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA (Data Privacy Framework).
5.6. Dane osobowe Użytkownika mogą być wykorzystywane przez Administratora w celach marketingowych, jeśli Użytkownik wyraził na to zgodę.
5.7. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora. Dane rozliczeniowe i płatnicze są przechowywane przez okres 5 lat, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dane dotyczące konta Użytkownika w Serwisie są przechowywane do czasu jego zamknięcia. Dane związane z roszczeniami wynikającymi z korzystania z Serwisu są przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z obowiązujących przepisów.
5.8. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony, jeżeli i w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy prawa.
5.9. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
6. Cookies
6.1. Administrator wykorzystuje pliki Cookies umieszczane przez stronę internetową w danych, które przeglądarka internetowa Użytkownika automatycznie przechowuje na jego urządzeniu.
6.2. Pliki Cookies używane przez Administratora przechowują informacje o treściach, które Użytkownik przegląda i z którymi wchodzi w interakcję.
6.3. Administrator wykorzystuje pliki Cookies w celu:
a) zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu (Cookies funkcjonalne);
b) uzyskiwania informacji o sposobie korzystania z Serwisu i poprawy jego wydajności (Cookies analityczne);
c) zbierania informacji o preferencjach i zachowaniach Użytkownika w celu personalizacji treści marketingowych i reklam (Cookies marketingowe).
6.4. Szczegółowe informacje o plikach Cookies przedstawiono w tabeli poniżej:
| Nazwa pliku | Dostawca | Funkcja | Okres retencji | Zbierane dane |
| ... | ... | ... | ... | ... |
6.5. Podczas wizyty w Serwisie Użytkownikowi wyświetlany jest komunikat informujący o korzystaniu przez Administratora z plików Cookies. Użytkownik wyraża zgodę na używanie Cookies, na używanie określonych kategorii Cookies zdefiniowanych w pkt 6.3 lub odmawia zgody na używanie Cookies przez Administratora.
6.6. Pliki Cookies inne niż niezbędne (analityczne i marketingowe) są przechowywane na urządzeniu wyłącznie po uprzednim, aktywnym i wyraźnym wyrażeniu zgody przez Użytkownika.
6.7. W każdym czasie Użytkownik może udzielić, zmienić lub wycofać zgodę na używanie plików Cookies w ustawieniach przeglądarki, tj. włączyć, zmienić lub wyłączyć ustawienia odnoszące się do każdej z kategorii Cookies zdefiniowanych w pkt 6.3.
6.8. Pliki Cookies są przechowywane na urządzeniu Użytkownika przez okres do 12 miesięcy lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
7. Prawa wynikające z ochrony danych osobowych
7.1. Użytkownik ma prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarzane są jego dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub kryteriach jego ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługującym osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (Art. 15 RODO).
7.2. Użytkownik ma prawo do uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie Administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych (Art. 15 ust. 3 RODO).
7.3. Użytkownik ma prawo żądać sprostowania dotyczących go danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (Art. 16 RODO).
7.4. Użytkownik ma prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli Administrator nie ma już podstawy do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (Art. 17 RODO).
7.5. Użytkownik ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych (Art. 18 RODO), gdy:
a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Administrator nie potrzebuje już danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
7.6. Użytkownik ma prawo otrzymać dotyczące go dane osobowe, które dostarczył Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz prawo do żądania przesłania tych danych innemu Administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (Art. 20 RODO).
7.7. Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów Administratora, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. W takim przypadku Administrator ocenia istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, są ważniejsze niż interesy Administratora, Administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (Art. 21 RODO).
7.8. Użytkownik ma prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie i bez podania przyczyny, jednak przetwarzanie danych osobowych dokonane przed wycofaniem zgody pozostanie zgodne z prawem. Wycofanie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych osobowych w celu, w którym zgoda została wyrażona.
7.9. W celu wykonania powyższych praw Użytkownik powinien skontaktować się z Administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać. W tym celu Użytkownik może skontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną pod adresem contact@herflow.com.
8. Bezpieczeństwo danych osobowych
8.1. Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe są przez niego przetwarzane w sposób bezpieczny – zapewniając przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie niezbędnym do zadań przez nie wykonywanych. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych Osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
8.2. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane Osobowe na zlecenie Administratora.
9. Nadzór and ochroną danych osobowych
9.1. Użytkownik ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2. Z organem nadzorczym można skontaktować się:
a) pocztą: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
b) poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
c) telefonicznie: (22) 531 03 00..
9.2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, Użytkownik może skontaktować się bezpośrednio z Administratorem:
a) pocztą: 44-109 Gliwice, ul. A. Gaudiego 6;
b) drogą e-mail: contact@herflow.com..com.
10. Postanowienia końcowe
10.1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany polityki prywatności w dowolnym momencie. Użytkownicy zostaną poinformowani o wszelkich zmianach polityki prywatności poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji w Serwisie oraz poprzez indywidualne powiadomienie na koncie Użytkownika.
10.2. Zmiany polityki prywatności wchodzą w życie z dniem ich publikacji w Serwisie. Korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian polityki prywatności jest równoznaczne z ich akceptacją.
10.3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej polityce prywatności stosuje się przepisy RODO.